Siempre, la llegada de un nuevo integrante al equipo causa sorpresa, curiosidad e incertidumbre entre los miembros. Como resultado de esto, un líder naturalmente siempre querrá que su equipo de trabajo tenga una excelente relación entre ellos. Un ambiente así, facilita el trabajo como líder, gerente o, tomador de decisiones de un equipo. Ante el escenario anterior surge la pregunta ¿Cómo conseguir que el nuevo integrante rápidamente sea parte del equipo?, ¿cuál es la forma práctica de construir un vínculo sólido entre el equipo?

Partamos de la idea que toda empresa y equipo tiene sus complejidades, comportamientos y reglas que cumplir de cara a las políticas y procedimientos. Con esto en mente, para el que llega al equipo, aun cuando se asume que tiene los skills para la posición, no necesariamente reconoce los comportamientos inmediatamente. Por lo cual, la primera respuesta ante esta situación es hacer que el nuevo miembro del equipo se sienta bienvenido; ni más, ni menos.

Para abordar la llegada del nuevo miembro del equipo, se sugieren algunos puntos a considerar e implementar de forma customizada a las realidades de la empresa y el equipo.

Pasos clave

Paso 1 – Presentarlo

Nada más incómodo que llegar, tomar asiento y sentir que todos te miran. Un buen comienzo es presentar al nuevo al equipo. Comunica a tu equipo la llegada del nuevo integrante de forma previa (antes del día de su llegada). La presentación se puede hacer en una reunión de equipo o, en correo electrónico; el punto es que, la llegada no sea sorpresiva. En este punto, es posible dividir en diferentes presentaciones: general, estratégica y al equipo.

• General. Según lo permita la empresa en políticas y acorde al nivel, se comunicará la llegada del nuevo integrante. Estilos hay muchos, algunos bastante creativos.
• Estratégica. Presentación a dueños de proceso, lideres de equipos y jerarquías estratégicas. Aquí también puede considerarse la introducción hacia clientes o socios de negocio externos. Esto permite un aproche rápido de seguimientos y comunicaciones, lo que alberga numerosos beneficios, como una mejor comunicación comercial.
• Al equipo. Presentación directa al equipo al que llega. Esta es la presentación quizá menos formal, para permitir un ambiente de confianza.  

Con independencia del medio por el cual presentar al nuevo integrante, hay algunos puntos importantes del proceso que no deben omitirse:

• El nombre. Dependiendo de qué tan formal sea la empresa, puede presentar al nuevo miembro del equipo solo con su nombre de pila, con su nombre completo o incluso con la forma en que le guste ser llamado. Es muy importante este detalle, porque a partir de allí se referirán por su nombre, enviando un mensaje de adopción rápida al equipo.

• Background. Importante es referir el background del nuevo integrante (posición previa, formación académica, logros destacados). Cuidado con la formación académica; se debe ser breve, apegándonos a las menciones importantes que tengan impacto directo en el trabajo que el nuevo miembro del equipo realizará, es decir, sus logros en el campo profesional son más importantes que sus certificaciones educativas (esto ayuda a generar credibilidad y confianza entre los demás miembros del equipo). Asegúrese de enfatizar cuán creíble es el nuevo miembro del equipo en la industria.

Paso 2 – El Onboarding

El proceso de dar la bienvenida a un nuevo empleado a un equipo es parte de un proceso llamado incorporación (Onboarding), esto es un mecanismo que permite al nuevo empleado adquirir las habilidades, el conocimiento y los comportamientos necesarios para que puedan trabajar mejor en la nueva empresa. Esto puede realizarse a través de agendar sesiones con equipos clave o sesiones 1:1 para poder introducir rápidamente al nuevo integrante. Hay muchos beneficios asociados con la introducción de un nuevo miembro del equipo, por ejemplo:

• Facilidad para socializar con el equipo
• Aumentar la credibilidad del nuevo miembro del equipo
• Identificar temas en los que el nuevo miembro del equipo podría necesitar ayuda
• Rápido entendimiento y sincronización con los procesos clave

Paso 3 – Entrenamiento clave

Cada persona adquiere conocimientos de forma distinta y aunque seguramente las áreas de Capital Humano (RRHH) estarán asegurándose de que el nuevo integrante adquiera los entrenamientos que por política asigne la empresa, no sobra el ayudarle compartiéndole el conocimiento clave que, de forma temprana necesita saber.

Las opciones para adquirir conocimiento pueden ser diversas, tanto como, la necesidad de aprendizaje lo demande. Podemos mencionar algunas, que son formas de adquirir rápidamente entrenamiento en temas clave:

• 1:1 (sesión one on one). La relación entre líder y equipo está en el primer plano para lograr el éxito del equipo. Son momentos excelentes para apoyar al nuevo integrante y buscar elevar el rendimiento y compromiso, ayudándole a alcanzar más rápidamente sus objetivos.  
• Tema de Onboarding. Las sesiones de Onboarding, adicional a dar la bienvenida son un excelente medio para comunicar lo clave que debe saber el nuevo integrante.
• Apoyo de un compañero. Puede asignar a un compañero que le ayude con los procesos clave.

Beneficios

Como toda inversión, debe existir un ROI y, en este caso, introducir estratégicamente al nuevo integrante del equipo tiene innumerables beneficios para la organización, sus clientes y el empleado. La introducción puede variar de formal a informal, sin embargo, con independencia del estilo, debe cumplir el propósito de integrar al nuevo empleado con el equipo, el sistema de trabajo y el diseño de la organización. Esto tiende positivamente a facilitar que rápidamente el nuevo integrante se incorpore al flujo de trabajo, observando beneficios en:  

• Disminuir la ansiedad del nuevo empleado. Todos fuimos alguna vez el nuevo y, aunque la sensación no es agradable, es irrenunciable por el simple hecho de serlo. La presentación “rompe el hielo” y en consecuencia reduce la incomodidad de trabajar en un espacio nuevo; reduce la ansiedad del nuevo empleado y ayuda a encajar en el statu quo.

• Trabajar de manera eficiente. Sabemos que el trabajo se vuelve eficiente cuando se trabaja de forma sincronizada. Integrar adecuadamente al nuevo miembro, hace que se convierta en parte del equipo más rápido; ayudando a que se sienta lo suficientemente cómodo como para pedir ayuda cuando sea necesario.

En conclusión

Presentar al nuevo miembro del equipo a los demás, da un sentido de importancia y valor entre los colegas. Es un mensaje de respeto hacia el individuo como persona y profesional y, marcará el ritmo para que otros lo traten con respeto y dignidad. En consecuencia, se asume que, los beneficios de presentar un nuevo miembro al equipo son enormes. Ayuda a que una integración rápida sea posible; promoviendo una red interna de apoyo entre el nuevo empleado y los antiguos empleados. El nuevo empleado se sentirá más cómodo en el lugar de trabajo.

Cuando una persona se siente cómoda, se vuelve más productiva porque, el conocer a sus colegas, crea un espacio laboral, comercial y de negocios; propicio y saludable. Si consideramos que la mayoría de los equipos son un reflejo de las creencias del líder, es importante que como líder/tomador de decisiones proyecte la confianza que tiene en el nuevo miembro del equipo. Haga hincapié en el hecho de que cree que el nuevo miembro del equipo encajará perfectamente y hará un gran trabajo, así aumentará la confianza de su equipo.

¿Qué opinas? ¿Qué otra acción realizarías para introducir a un nuevo miembro a tu equipo?