A todos nos ha pasado alguna vez, aceptamos una reunión que nos han enviado de último minuto; aun cuando el tema no nos dice mucho y, tampoco se incluya una orden del día que nos ayude a entender cuál es el propósito; aun así, nos conectamos puntuales y sucede que, somos los únicos conectados en la videollamada o en la sala físicamente esperando a otros participantes. Otras veces la reunión se lleva a cabo esperando encontrar soluciones a un problema y nadie discute, nadie opina o nadie tiene dudas. La experiencia nos dice que existen reuniones que no debieron organizarse. No se identifica el beneficio tangiblemente y por lo cual, desafortunadamente muchas reuniones se perciben como una pérdida de tiempo o una situación desagradable y poco productiva.

Partiendo de dichas experiencias podemos preguntarnos, ¿era necesaria la reunión?, ¿cuándo debemos convocar a reunión?

Una respuesta corta es, se convoca a una reunión cuando realmente sea necesario. Si somos estrictos en cuestionar la eficacia de nuestras reuniones, algunas pudieron resolverse con: una llamada telefónica, algunas otra con un email, incluso pudo ser suficiente con un mensaje instantáneo al móvil. Con base en lo anterior, ¿qué puede entonces determinar la necesidad de que sea imperante la reunión?

Antes de determinar si es realmente necesaria la reunión, es importante cuidar algunos aspectos clave:

El propósito de la reunión

Identificar el propósito con claridad (es decir, los resultados deseados y las acciones planificadas) antes de iniciar la reunión es clave. Siempre el organizador de la reunión debe preguntarse: ¿realmente necesito una reunión?, esto permitirá identificar si vale la pena la inversión de tiempo y esfuerzo.

El propósito de dicha reunión debe estar claramente reflejado en la convocatoria y, en la respectiva agenda, informando la estructura; así entonces se espera que los asistentes comprendan de primera instancia, cual es el propósito y se inicie desde una visión homologada.

Sabemos que la mayoría de las reuniones tienen uno o más propósitos, por ejemplo: la supervisión, gestión del desempeño, generación de productos, comunicaciones general o claves, resolución de problemas o la gestión de proyectos. Por otro lado, los propósitos mencionados pueden ser solo algunos típicos; pero pueden existir tantos como necesidades existan. Por lo que, hay que considerar que el líder de la reunión adicionalmente puede tener propósitos de reunión no declarados (es decir, no en la agenda pública), como: aumentar la motivación para completar una tarea, socializar fechas límite, observar interacciones del personal o los equipos y/o, proporcionar comentarios clave.

Si el líder de la reunión no presta suficiente atención a estos propósitos no declarados, pueden aparecer resultados negativos como: requerir demasiadas reuniones, tener a los participantes equivocados o, perder oportunidades clave de comunicación; lo que en consecuencia provoca tiempo improductivo y/o interacciones incómodas. Esto es claramente indeseable para los participantes de la reunión y la organización.  

Menos es más

Menos es más, dijo alguna vez Mies van der Rohe. Sabemos por experiencia que hay reuniones caras, si las comparamos en términos del tiempo y la productividad, respecto a los participantes que se encuentra citado a dicha reunión (Talento Humano) y si por la razón que sea, la reunión no consigue beneficio alguno, consideramos que se hizo más un gasto que una inversión.

Considerando lo anterior, debe hacerse entonces un trabajo de filtrado de quien realmente se requiere en la reunión, sea porque se necesita su input o porque requiere estar informado al mismo tiempo en que se desarrolla la sesión. Aquel que pueda tomar decisiones, tener los datos para la toma decisiones o, representar a un equipo; serán opciones primarias.  

Tiempo y periodicidad

La convocatoria debe considerar un horario adecuado, para todos. Las reuniones no deben violentar la dinámica de trabajo, hacerlo puede incluso generar repriorizaciones de tiempos con efectos negativos. Con independencia de que la reunión sea a primera hora del día o al final de la jornada, lo importante es que se comunique claramente la hora de inicio y fin (incluso es conveniente asignar los tiempos que se dedicarán a cada asunto, así se mantiene foco en el valor del tiempo).

Cada reunión requiere distinto tiempo y periodicidad con diferente número de asistentes. Por ejemplo, un co-manager puede celebrar una reunión de supervisión semanal o quincenal y puede incluir únicamente a dos personas. Por otro lado, una reunión de comunicación o training puede ocurrir mensual o trimestralmente con todo el personal. Las reuniones deben programarse según sea necesario, en función de la fecha límite para el proyecto y el tiempo para completar las tareas asignadas.

Razones para “sí” convocar a reunión

Cuidando los aspectos clave previamente citados, podemos en consecuencia identificar algunas razones para “sí” convocar a una reunión y que esta sea realmente efectiva.  

• Temas demasiado complejos de explicar por escrito. Cuando sea necesaria la implicación de varios equipos o personas de especialidades distintas. Por su naturaleza, comunicarse es complejo.
• Desconocimiento total o parcial del tema. Cuando las personas implicadas no conocen suficientemente los temas y se requieran aclaraciones que, por escrito o teléfono no sean factibles otorgar.  
• Evitar mala interpretación del mensaje. En el caso de comunicar información técnica, extensa o compleja y se identifique el riesgo de que sea mal interpretada. También como medida de contención ante rumores y cotilleos de oficina.  
• La interacción física facilita la comunicación. Cuando otras formas de comunicación han fallado, la mejor opción será la interacción directa (sea esta presencial o virtual).
• Estrategia de identificación/comunicación a un equipo especifico. Como medida para conocer mejor a los participantes, forma de expresarse, opiniones, implicación, niveles de interacción. Casos en los que se requieran distintos puntos de vista para valorarlos y tomar decisiones conjuntas. 

Una opción muy practica y efectiva: Standup meeting (Reunión de pie)

¿Qué es? Cada vez más popularizadas, la reunión de pie es una reunión diaria de sincronización rápida, en la que los participantes literalmente están de pie mientras comunican lo que se hizo, qué es lo siguiente por hacer y, qué impedimentos se estima enfrentar. Con esto se visibilizan las dependencias e impedimentos para el logro de objetivos, los cuales se someten al grupo para solicitar su intervención y acción. Este tipo de reuniones son parte de la base de interacción en marcos de trabajo AGILE.

Probar con reuniones de 15 minutos de pie con el equipo involucrado en lugar de reservar una sala de conferencias durante 30 o 60 minutos es una excelente estrategia. Asegurarse que siempre se practique la escucha activa y se respete el tiempo acordado es clave para el éxito.

En conclusión, di que “no” a las reuniones innecesarias

Toda organización necesita momentos de contacto, interacción y discusión de ideas, sin embargo, se desequilibra la eficacia de las reuniones cuando se convocan “para cualquier asunto”. Muchos temas se pueden resolver con una simple llamada de teléfono, otras veces, en las que varias personas tienen que estar implicadas o informadas, lo mejor es un email o, en ocasiones bastará con una reunión entre dos personas que a posteriori comuniquen los acuerdos, elaborando un informe y remitiéndolo a los interesados.  

Considerando lo anterior, cuando se es responsable de organizar una reunión, es indispensable retar si realmente es necesaria y, únicamente generar las que después de analizar, tengan un sentido y valor verdadero; solo aquellas que aporten valor a nuestros procesos y objetivos.  

Por el contrario, si se es invitado a una reunión, se tendrá que retar también si realmente es necesaria la asistencia. Todas las reuniones tienen una opción para ser rechazadas. Revisar la agenda, el propósito, la orden del día, los participantes y la duración de la reunión; permitirá tener datos para evaluar y ponderar su valor e impacto y con ello, decidir asistir.  

En otra entrada abordaremos la Ley de Parkinson de la trivialidad, la cual indica que “el tiempo que se dedica en una junta a cada asunto es inversamente proporcional a su importancia”.

Y tú, ¿ a cúantas reuniones efectivas asististe esta semana?