¿Es realmente importante planear?, ¿no hacerlo genera algún impacto? Si bien parecerían ser preguntas obvias, la realidad es que muchos primeros Tomadores de Decisiones omiten la importancia de la Planificación.

La planificación no garantiza el éxito total respecto a los logros o triunfos de la organización, existen claros ejemplos de empresas que una vez que se involucraron en la planificación formal, se desempeñaron mejor que las que no tenían (o tenían alguna idea limitada) de planificación formal. Esto nos ayuda a comprender que la planificación en consecuencia mejora el desempeño.

Partamos del hecho que la planificación es un proceso natural en el ser humano, incluso podríamos considerarlo una acción nata que surge por necesidad. Hacer planes es parte de lo que ha permitido la subsistencia del ser humano como especie. Planear el cómo cazar, generar mejoras o generar riqueza, es parte de una condición evolutiva de nuestra especie.

Ahora bien, si saltamos a tiempos contemporáneos y nos referimos específicamente a la empresa, lo peor que claramente puede suceder en una organización es avanzar sin un horizonte claro. Existen innumerables autores, expertos y gerentes célebres que explican el éxito y efectividad de su método de planificación gerencial, desde la aplicación comprobada de metodologías propuestas en sus diferentes ámbitos y experiencias. Sin embargo, la toma de decisiones siempre es y será multifactorial, lo que representa un reto cotidiano permanente para cualquier Tomador de Decisiones (sea experimentado o no). Así entonces podemos considerar que la planificación es una función gerencial básica e irrenunciable, la cual debe estar reforzada continuamente en la importancia de atender a los objetivos estratégicos. Esto asegura la máxima utilidad del tiempo, recursos y los esfuerzos gerenciales.

En otras palabras, el proceso de planificación debe ser un sistema de alertas a posibles desviaciones del desempeño esperado; una herramienta para el Tomador de Decisiones. Así entonces a través de datos cuantitativos se facilitará la comparación del desempeño real, no solo respecto a los resultados esperados que demanda la organización, sino también con el Estado del Arte de la industria y la situación del mercado. Destaquemos tres puntos clave que todo Tomador de Decisiones debe considerar:

Mantener perspectiva hacia el futuro

La creciente complejidad de los negocios contemporáneos, con rápidos, dinámicos y disruptivos cambios tecnológicos respecto a las cada vez más customizadas preferencias de clientes o consumidores de nuestros productos o servicios; demanda sistematizaciones clave, no solo en el momento presente sino también hacia el estado futuro. Por lo que, podemos identificar que la planificación debe ser con perspectiva de futuro.

Los indicadores de desempeño se afectan como resultado de la planificación (positiva o negativamente)

Midiendo el éxito desde indicadores clave como: el retorno de inversión, el incremento en ventas o el crecimiento del valor de la acción (con independencia que sean resultados positivos o negativos), reflejaran el resultado del desempeño que tuvieron los equipos de trabajo, el uso de los recursos y la optimización de los procesos. Si la empresa se involucra en la planificación formal, es probable que mejoren los indicadores en proporción con la calidad de la planificación.

Anticipar dificultades e incertidumbres con base en datos

Las decisiones se toman basadas en datos, por lo que la recopilación de información relevante con el fin de pronosticar situaciones futuras con la mayor precisión posible será una buena estrategia para minimizar las posibilidades de decisiones imprevistas. Si se anticipan problemas y se mitigan incertidumbres es posible mitigar riesgos a través de la asignación adecuada de recursos, minimizando así mermas, desperdicios y en consecuencia optimizar el uso de recursos. Los planes pueden ser tan buenos como los pronósticos en los que se basen. Para hacer frente a situaciones no planeadas, será habilidad del Tomador de Decisiones reaccionar al cambio. 

…Para que arriesgar

Quizá sea posible, pero es raro (por no decir, muy raro) que una organización tenga éxito sin tener una planificación; seguro es que, algo de planificación tendrá. Cuando los planes son claros, las organizaciones pueden realizar acciones específicas en función de lograr dichos planes, es decir, los planes ayudan a enfrentar las incertidumbres o dificultades.

Un Tomador de Decisiones siempre opera (por naturaleza) en un entorno de incertidumbre. Se espera que tome por default las mejores decisiones con el mayor beneficio y menor impacto posible. Los planes que dicho Tomador de Decisiones prepara contra cualquier incertidumbre en función de la predicción hacia el futuro solo pueden ser tan buenos según sea la calidad de datos que posea y analice. Si el pronóstico sale mal, la planificación también y, en consecuencia, el reto del Tomador de Decisiones se hace presente; reaccionar al cambio. El Tomador de Decisiones que explota la planificación como un elemento de control, análisis y de medición continua de las operaciones reales, logrará identificar si los planes se están implementando correctamente. Planes bien desarrollados ayudan al proceso de control, mejora continua y a generar optimización en sus operaciones dado que la planificación especifica las acciones y los pasos a seguir para lograr los objetivos organizacionales, lo cual, sirve como base para la toma de decisiones sobre actividades futuras. En consecuencia, el Tomador de Decisiones tomará acciones específicas cargadas de certeza sobre las actividades actuales, ya que los objetivos, planes, políticas, cronogramas y demás herramientas gerenciales, están claramente establecidas. ¿Y tú, tienes lista tu Planificación?